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资金管理制度

佛山市顺德区塑料商会   文 件 名 资金管理制度
编  写  
批  准  
生效日期 2010年 日 日

1.0目的
  加强对商会资金的内部控制,保证资金的安全,提高资金的使用效益。
2.0适用范围
  本商会财务以及财务审批。
3.0 定义
  资金,是指商会收取会费、赞助以及经营所得或可控制的现金、银行存款和其他资金。
4.0职责
  4.1 商会财务的人员负责按本制度做好商会资金的管理,建立自己你管理账户、保管好收支单据和凭证,并严格按审批程序支付应支款项;
  4.2 商会有审批权的领导严格按本制度把握好审批的权限及流程;
  4.3 商会监事长负责对商会所有开支进行审核;
5.0文件内容
  5.1 资金管理控制措施
  5.1.1 明确职责分工、权限范围和审批程序;
  5.1.2 现金、银行存款的管理应当符合法律要求,银行账户的开立、审批、核对、清理应当严格有效,现金盘点和银行对账单的核须当按规定严格执行;
  5.1.3与资金有关的票据的购买、保管、使用、销毁等应当有完整的记录凭证,银行预留印鉴和有关财务印章的管理应当严格有效。
  5.2 审批权限(见附表)
  5.3财务严格按会计、出纳岗位职责对资金业务进行分工办理,确保办理资金业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。资金业务的不相容岗位分工如下:
  5.3.1资金支付的审批(见5.2);
  5.3.2资金的支付办理和现金保管由出纳执行;
  5.3.3资金的会计记录由会计执行;
  5.3.4资金的盘点清查由出纳、会计共同执行;
  5.3.5资金的审计与监督由监事会定期执行。
  监事会人员不得兼任出纳、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。
  5.4商会应当配备合格的人员兼职办理资金业务,并结合企业实际情况,对办理资金业务的人员定期进行岗位轮换。商会关键财会岗位,可以实行强制休假制度,并在最长不超过三年的时间进行岗位轮换。
  5.5资金支付业务办理程序:
  5.5.1支付申请。商会因实际需要用款时,应当由资金使用人填写《资金支付申请审批表》,注明款项的用途、金额、预算、限额、支付方式等内容,如有需要可附上合同、原始单据或相关证明。
  5.5.2支付审批。申请审批程序为:经办人→审批人→监事长。审批人根据其职责、权限和相应程序对支付申请进行审批。对不符合规定的资金支付申请,审批人应当拒绝批准,性质或金额重大的,应召开理事会,通过审议后,方能按上面程序办理资金支付申请;
  5.5.3支付复核。会计应当对批准后的资金支付申请进行复核,复核货币资金支付申请的批准范围、权限、程序是否正确,手续及相关单证是否齐备,金额计算是否准确,支付方式、支付单位是否妥当等。复核无误后,交由出纳办理支付手续。
  5.5.4办理支付。出纳应当根据复核无误的支付申请,按规定办理资金支付手续,及时登记现金和银行存款日记账。
  5.5.5 所有审批手续以及原始凭证财务人员应保管妥当,随时接受监事会的审查;或于召开理事会时送交监事长核准签字确认。
  5.6现金和银行存款的管理控制
  现金是指商会财务为了支付日常零星款项而掌握的现款,主要包括商会的库存现金和备用金。现金使用范围:专职员工工资,各种工资性津贴,劳务报酬,奖金,社保、福利费用,出差人员随身携带的差旅费,银行结算起点以下的零星支出等可以使用现金,商会在办理有关现金收付业务时,必须遵守以下规定:
  5.6.1商会现金收入应于当日送存银行。当日送存确有困难时,应报告分管财务副会长或会长,采取防范措施,妥善保管,次日送存银行;
  5.6.2商会支付现金,可以从库存现金限额中支付或者从开户银行提取,不得从商会的现金收入中直接支付(即坐支);
  5.6.3商会从开户银行提取现金,应当写明用途,并严格按审批权限和流程办理。
  5.6.4商会应根据实际情况确定每日库存现金限额,不得超限额保存现金,超限额部分应于当日存入银行。
  5.7日常现金收支的管理:
  5.7.1商会由出纳负责办理现金收付和保管工作,实行钱帐分管。即出纳应根据审批手续和原始凭证完整的现金收付凭证办理现金收付,并负责登记现金日记帐,但不得兼管会计记录、档案保管,以及收入、费用、债权、债务等帐目的登记工作。同样,会计也不得兼管出纳工作。做到每一笔现金收支业务都由两个以上的人员分工负责,相互制约。
  5.7.2现金出纳,必须严格遵守有关业务手续制度,即收支现金必须有凭有据,符合财经纪律和财务制度规定;收支现金,收支双方必须当面点清细数,并进行复核,以防差错;收支现金后,必须在现金收支凭证上加盖有日期的“现金收讫”或“现金付讫”戳记和出纳人员、当事人的签字或盖章,以防重收重付。
  5.7.3每日终了,应结出库存现金余额,进行帐实核对,不准以“白条”抵库,发现现
金余缺应及时列帐,并向分管财务的副会长或者会长报告,查明原因并对责任人进行处理。
  5.8银行存款的管理控制
  5.8.1银行存款是指商会存入银行的资金。商会收入的一切款项,除国家另有规定以外,都必须当日送存银行;商会一切支出,除规定可以用现金支付外,都应当通过银行办理转帐结算。
  5.8.2商会开立银行帐户必须经分管财务副会长、会长和监事长审批。不使用的银行帐户经审批后,应及时清理销户。严格遵守银行结算纪律,不准出租出借银行帐户。商会应当定期检查、清理银行账户的开立及使用情况,发现未经审批擅自开立银行账户或者不按规定及时清理、撤销银行账户等问题,应当及时处理并追究有关责任人的责任。
  5.8.3办理银行存款收支业务时,必须遵守下列规定:
    ⑴、商会财务对各种支票和付款凭证,必须认真保管,使用时要按编号顺序登记。支票如有遗失,必须及时向开户行办理挂失手续,报法院登报声明;并对责任人视情节及损失额度给予相应处罚。
    ⑵、签发支票必须盖有商会财务专用章和有关负责人印鉴(与银行留存的印鉴相同) 方为有效,财务专用章和有关负责人名章应分别指定专人保管,不得由一人统一保管使用。印鉴保管人临时外出,由分管财务的领导指定人员临时代管。
    ⑶、保管人必须亲自在银行结算凭证等单据、文件上面加盖银行印鉴,不允许由其他人代替。一般情况下,不要携带银行印鉴外出使用;如确实需要,应事先取得本商会分管财务领导批准,印鉴保管人必须亲自携带各自的印鉴外出使用。印鉴保管人应建立财务印鉴使用登记簿,记录临时代管和外出使用的情况。
    ⑷、商会发生结算业务,可以根据情况,按照中国人民银行颁发的《银行结算办法》的规定采用适用业务需要的结算方式办理银行结算业务。商会应当严格遵守银行结算纪律,不得签发没有资金保证的票据或远期支票,套取银行信用;不得签发、取得和转让没有真实交易和债权债务的票据;
    ⑸、出纳应根据审批手续和原始凭证完整的银行存款收付款凭证,签发银行结算单据。银行印鉴保管人应对签发的银行结算单据进行复核,复核金额与银行收付款凭证是否相符,审批手续是否完整等内容,然后再加盖银行印鉴。银行印鉴保管人对结算业务承担复核责任。特殊情况(如审批人出差)需经与审批人通过手机发送信息进行确认,事后补签。
    ⑹、不允许开具空白银行支付凭证;如确实需要,经分管财务领导批准后,应注明收款单位名称和支付限额。签发的银行支付单据,应将日期、收款人、金额(大小写)、用途等填写完整。
    ⑺、银行结算业务完成后应即时逐笔登记银行存款日记帐,不准多笔汇总登记,也不准以收支差额记帐,会计应按月与银行对帐单核对未达帐项,并编制未达帐项调节表。确定银行存款账面余额与银行对账单余额是否调节相符。如调节不符,应当查明原因,及时处理。
    ⑻、商会应当加强对银行对账单的稽核和管理。出纳不得同时从事银行对账单的获取、银行存款余额调节表的编制等工作。
    ⑼、商会如需要实行网上交易、电子支付等方式办理资金支付业务,应当与承办银行签订网上银行操作协议,明确双方在资金安全方面的责任与义务、交易范围等。操作人员应当根据操作授权和密码进行规范操作。
    ⑽、使用网上交易、电子支付方式的企业办理资金支付业务,不应因支付方式的改变而随意简化、变更支付资金所必需的授权批准程序。商会在严格实行网上交易、电子支付操作人员不相同岗位相互分离控制的同时,应当配备专人加强对交易和支付行为的审核。
  5.9其他资金的管理
  其他资金,是指商会除现金、银行存款以外的其他各种资金。包括外埠存款、银行汇票存款、银行本票存款、在途资金等。其他资金应按照会计制度规定的内容核算,不能使用其他会计科目代替。商会会计应及时清理其他资金帐户。
6.0相关表单
  《资金支付申请审批表》
  财务所有使用的相关表单