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会议管理制度

佛山市顺德区塑料商会   文 件 名 会议管理制度
编  写  
批  准  
生效日期 2010年 日 日

1.0 目的
    为了加强对商会各类会议的管理,控制好会议秩序,提高会议质量,特制订本制度。
2.0 适用范围
    本商会各类会议、培训及活动。
3.0 定义
    3.1 迟到。所有参加会议的人员在会议规定召开时间后10分钟内未到的,计为迟到。
    3.2早退。凡参加会议人员,如未经主持人同意在会议召开结束前10分钟提前离开会场的,计为早退。
    3.3缺席。凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的,计为缺席。
4.0 职责
    4.1 商会所有会员及工作人员按照会议要求出席会议。
    4.2 秘书长负责议定会议的时间、地点、参会人员、会议内容及会前准备工作。
    4.3 秘书处工作人员负责参会人员的通知、会议资料的整理修订及会务所有工作的细化、执行,并做好会议记录,形成完整的会议资料。
    4.4会议一般由秘书长主持,特殊情况可由秘书长指定人员主持。
5.0 文件内容
    5.1 会议的安排
    为避免会议过多或重复,商会正常性的会议一律纳入例会制,原则上要按例行规定的时间、地点、内容组织召开。例行会议安排如下:

序号 会议名称 时间 地点 参加人员
1 月度工作会议 每月8日 商会办公室 副会长以上人员
2 季度工作扩大会议 1.4.7.10月上旬 待定 理事以上人员
3 年度工作大会 每年1月上旬 待定 所有会员
4 换届选举大会 三年一次 待定 所有会员及特邀嘉宾
5 其他各类会议 不定期 待定 待定

    5.2 会议通知方式:
    无论召开何种会议,均需提前1—7天以上通知与会人员,通知方式参见下表:

序号 会议名称 书面通知 信息通知 电话通知 当面通知
1 月度工作会议    
2 季度工作扩大会议    
3 年度工作大会    
4 换届选举大会  
5 其他各类会议 视实际情况确定通知方式

    5.3 会议注意事项
    5.3.1秘书处工作人员都应分别做好会务准备工作(包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案,决议决定草案,落实会场,安排好座位等)。
    5.3.2 参加会议人员无特殊原因不能请假,如请假需经秘书长批准。参会人员须准时到会。
    5.3.3 必须严格遵守会议纪律,不得随意走动,不得在会场内接听手机(会场内应将手机设定为振动或无声状态)或大声喧哗。
    5.3.4与会人员应知无不言、集思广益,一经会议决定之事,执行者均须按期完成;
    5.3.5商会秘书处根据实际情况对会议内容进行记录整理,如有必要应在会后3个工作日内整理发布《会议记录》。
    5.4 会员参会要求
    5.4.1会员须积极参与商会举行的各类会议、培训、讲座及活动,如无特殊情况不能迟到、早退或请假。
    5.4.2 如会员确有其他事情不能来参加会议活动的,可指派本企业人员代为参加,但必须做好记录并在会后及时汇报。
    5.4.3 会员对商会各类会议活动的参与率须在80%以上。(以年度为统计周期)
    5.4.4 商会把会员参与商会各类会议活动作为会员考评的重要项目之一,并作为对会员政策信息支持及融资扶持的主要依据。
    5.5 违反会议纪律的处罚
    5.5.1 会员如有其他特殊情况不能参加会议或者活动又不请假的,缺勤一次自认缴罚100元/次,年内有二次不请假而不参加者,除每次认罚100元/外,另外认罚300元。
    5.5.2 会员参加会议活动未经请假迟到的10分钟的,认罚50元/次;迟到超过30分钟的,认罚100元?次;年内有三次迟到记录的,除每次主动认罚外,另外加罚300元。
    5.5.3 会员参加会议活动如无特殊情况,不能私自早退离场,如确有需要须报经秘书长批准,否则当迟到论罚。
    5.5.4 年度各类会议活动参与率低于80%的会员,自愿认罚1000元。
    5.5.5 秘书处工作人员做好每次会议及活动会员到会情况记录,作为违规会员认罚的依据。
    5.5.6 所有罚没的款项均是部分会员积极贡献的结果,用作年终吃饭或者其他娱乐活动。
6.0 相关表单
    《会议议程》
    《会议签到表》
    《会议记录》